In vielen Pflegeeinrichtungen sind lange Dienstzeiten und durchgetaktete Schichten Alltag – mit Folgen für die Gesundheit und Motivation der Beschäftigten. In einem regionalen Pflegenetzwerk, an dem ich in den letzten Jahren mitgearbeitet habe, haben wir bewusst einen anderen Weg eingeschlagen: kurze Dienstzeiten (Kurzschichten) ohne Personalabbau umzusetzen. Ich möchte hier beschreiben, wie das konkret funktioniert hat, welche Hürden wir überwinden mussten und welche praktischen Maßnahmen sich bewährt haben.

Warum kurze Dienstzeiten?

Ich habe oft mit Pfleger·innen gesprochen, die erschöpft von 10- oder 12-Stunden-Schichten waren. Kurze Dienstdauern – etwa 4 bis 6 Stunden – reduzieren körperliche und psychische Belastungen, verbessern die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben und machen Pflegejobs attraktiver. Für uns war klar: Kurzschichten sollen keine versteckte Personalreduktion sein, sondern eine Umverteilung der Arbeit, die Gesundheit schützt und gleichzeitig Kontinuität für Bewohner·innen gewährleistet.

Das Prinzip unseres regionalen Pflegenetzwerks

Unser Netzwerk umfasst mehrere stationäre Einrichtungen, ambulante Pflegedienste und eine zentrale Koordinationsstelle. Die Grundidee: Arbeitszeitmodelle gemeinsam planen, Personalressourcen teilen und digitale Tools nutzen, um Dienstübergaben kurz und effektiv zu gestalten. Zentral war die Vereinbarung mit dem Träger, dass Kurzschichten nur eingeführt werden, wenn das Stundenvolumen der Belegschaft insgesamt erhalten bleibt.

Konkrete Maßnahmen zur Umsetzung

Die Umstellung erfolgte nicht über Nacht. Folgende Schritte haben sich als entscheidend erwiesen:

  • Bestandsaufnahme: Wir haben genau analysiert, welche Tätigkeiten in welcher Zeit anfallen. Pflegezeitstudien und Beobachtungen halfen, Pufferzeiten und Tätigkeitsbündel zu identifizieren.
  • Flexible Dienstpläne: Statt starrer Kernarbeitszeiten haben wir Schichten in 4–6 Stunden-Blöcken angeboten, plus feste Übergabezeiten von maximal 20 Minuten.
  • Jobsharing und Teilzeit-Modelle: Pflegekräfte mit Wunsch auf Teilzeit konnten mehrere Kurzschichten kombinieren. Jobsharing eröffnete zudem Karrierechancen für Beschäftigte, die Verantwortung teilen wollten.
  • Float-Pool und regionale Austauschkräfte: Ein Pool von Springer·innen innerhalb des Netzwerks füllte kurzfristige Lücken. Das half, Überstunden zu vermeiden und stellte gleichzeitig professionelle Kontinuität sicher.
  • Digitale Dokumentation: Tools wie elektronische Übergabebögen oder Apps zur Dienstplanung reduzierten Papierkram und verkürzten persönliche Übergaben.

    • Wie kurze Übergaben organisiert werden

    Eines der größten Sorgenkinder war: Geht nicht zu viel Informationsverlust bei kurzen Übergaben verloren? Hier haben wir mehrere Mechanismen eingeführt:

  • Standardisierte Übergabebögen mit Prioritäten (AKUT-, WICHTIG-, INFO): So wissen Kolleg·innen sofort, was heute kritisch ist.
  • Kurze, fokussierte Übergabe-Meetings von maximal 10–15 Minuten, moderiert mit Checklisten.
  • Einsatz mobiler Endgeräte: Pflegende können wichtige Infos schnell dokumentieren und Kolleg·innen direkt markieren.
  • Gesicherte Kommunikationswege: Telefonketten und Chatgruppen innerhalb des Netzwerks für Rückfragen.

    • Finanzierung und Rechtliches

    Viele fragen mich: Wer zahlt das? Kurzschichten selbst erhöhen nicht automatisch die Kosten, wenn die Stunden verteilt und Überstunden vermieden werden. Entscheidend ist:

  • Haushaltsplanung: Träger müssen die gleiche Gesamtstundenzahl einplanen. Mehrere Personen übernehmen kürzere Strecken, deshalb sind keine Stellenstreichungen nötig.
  • Tarifverträge beachten: In unserem Netzwerk haben wir mit den Betriebsräten und Gewerkschaften abgestimmt, wie Bereitschaftszeiten, Pausenregelungen und Zuschläge gehandhabt werden. Transparenz und Mitbestimmung sind rechtlich unverzichtbar.
  • Förderprogramme: Landes- oder Bundesförderungen für innovative Arbeitszeitmodelle (z. B. Modellprojekte zur Pflege) können Anschubfinanzierung bieten.

    • Arbeitskultur und Beteiligung

    Ein nicht zu unterschätzender Faktor war die Einbindung der Beschäftigten von Anfang an. Ich habe in unzähligen Gesprächen erlebt, dass Misstrauen gegenüber „neuen Modellen“ sinkt, wenn Mitarbeitende ihre Bedürfnisse einbringen können. Wir haben deshalb:

  • Workshops und Pilotgruppen durchgeführt, in denen Pfleger·innen Dienstmodelle testen konnten.
  • Regelmäßige Feedbackrunden etabliert, um Anpassungen schnell umzusetzen.
  • Schulungen zu Zeitmanagement und digitaler Dokumentation angeboten, damit Kurzschichten nicht zu Zeitdruck führen.

    • Kooperation mit Angehörigen und Bewohner·innen

    Ein weiterer Punkt: Bewohner·innen und Angehörige müssen die Veränderungen mittragen. Transparente Kommunikation war hier zentral: Wir haben erklärt, warum Schichten kürzer werden, aber häufiger wechseln. Viele Angehörige reagierten positiv, weil die pflegerische Präsenz über den Tag verteilt konstant blieb. Zusätzlich haben wir Besuchs- und Betreuungszeiten so organisiert, dass die Kontinuität pflegerischer Bezugspersonen erhalten bleibt.

    Technologie als Schlüssel

    Ohne digitale Unterstützung wäre das Modell schwieriger umzusetzen gewesen. Wir nutzten:

  • Ressourcenplanungs-Software zur Schichtplanung und Pausenregelung.
  • Elektronische Pflegedokumentation (z. B. Module von etablierten Anbietern), die schnell abrufbar ist.
  • Kommunikationsplattformen für kurzfristige Absprachen.

    • Wichtig ist: Technologie ersetzt nicht die Pflegebeziehung, sie erleichtert Organisation und reduziert Zeitverlust.

    Ergebnisse und Wirkungen

    Was hat das Netzwerk erreicht? In den Einrichtungen, die das Modell langfristig verankert haben, beobachteten wir:

  • Sinkende Krankheitsfälle durch weniger Erschöpfung und bessere Erholung.
  • Höhere Arbeitszufriedenheit und geringere Fluktuation.
  • Gleichbleibende oder verbesserte Pflegequalität, weil Übergaben standardisiert und fokussiert wurden.
  • Zunehmendes Interesse von Bewerber·innen an Stellen mit flexiblen Kurzschichten.

    • Herausforderungen und offene Fragen

    Natürlich war nicht alles reibungslos. Schwierige Punkte waren:

  • Initialer Aufwand: Dienstpläne neu zu denken, Software einzuführen und Personal zu schulen kostet Zeit und Ressourcen.
  • Volle Tagesabdeckung: In Spitzenzeiten muss ausreichend Personal verfügbar sein – hier hat unser Float-Pool geholfen.
  • Feinjustierung der Übergabezeiten: Zu kurz ist riskant, zu lang konterkariert den Sinn der Kurzschicht.

    • Diese Herausforderungen lassen sich mit Beteiligung, transparentem Controlling und politischer Unterstützung angehen.

    Wie andere Regionen anfangen können

    Wenn Sie in Ihrer Kommune ähnliche Modelle prüfen wollen, empfehle ich folgende Schritte:

  • Lokale Bedarfsanalyse durchführen (Aufgaben, Spitzenzeiten, Personalstruktur).
  • Pilotprojekt mit einer oder zwei Stationen starten.
  • Betriebsrat und Gewerkschaften einbinden und Fördermöglichkeiten prüfen.
  • Digitale Tools selektiv einsetzen und Mitarbeitende gezielt schulen.
  • Regelmäßige Evaluation mit messbaren Indikatoren (Krankenstand, Fluktuation, Patientenzufriedenheit).

    • Die Einführung kurzer Dienstzeiten ist kein Allheilmittel, aber sie ist ein wirksames Mittel, um Pflegearbeit nachhaltiger, gesünder und attraktiver zu gestalten – ohne Personalabbau. Solche Lösungen entstehen, wenn Träger, Beschäftigte und zivilgesellschaftliche Akteur·innen gemeinsam planen und konkret handeln. Erfahrungsaustausch innerhalb regionaler Netzwerke kann dabei vieles erleichtern.